Cũng như khi Windows Vista được ra mắt và gần đây là Windows 7,  người dùng XP dường như đã quá quen thuộc với hệ điều hành cũ nên một số đông cho đến nay vẫn chưa có dự định chuyển lên phiên bản Windows mới hơn. Điều tương tự liệu có xảy ra với bộ Office khi Microsoft cho ra mắt phiên bản 10?

Bộ Office 2010, với những cải tiến đáng kể trong các sản phẩm, bao gồm Word, Excel, Powerpoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher, InfoPath, SharePoint WorkSpace và Communicator vừa được giới thiệu phiên bản thử nghiệm đến người dùng.

Nếu bạn vẫn còn đắn đo trước khi quyết định có nên sử dụng thử bộ Office 2010 hay không, thì dưới đây là 5 tính năng vượt trội nhất của bộ công cụ văn phòng này để bạn tham khảo.

1. Ribbons: Nếu bạn vẫn đang dùng bộ Office 2003 và quen thuộc với thanh menu chuẩn nằm ở phía trên cửa sổ thì hãy chuẩn bị cho một sự đổi mới trong bộ Office 2010.

Với thanh menu theo giao diện Ribbon, các chức năng sẽ được chia ra theo từng tab riêng biệt trên menu chứ không hiển thị ra toàn bộ như kiểu menu cũ.

Thực ra bộ Office 2007 cũng đã được trang bị kiểu menu Ribbon, tuy nhiên, menu của Office 2010 được tối ưu để thuận tiện hơn cho người dùng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo thêm các tab mới để chứa các chức năng của riêng mình.

Có thể khi mới chuyển qua menu mới, bạn sẽ gặp ít nhiều khó khăn về sự mới lạ, tuy nhiên, một khi đã quen thuộc, bạn sẽ khó mà chấp nhận quay trở lại sử dụng mẫu menu cũ trên Office 2003.

Menu Ribbon trên Office 2007 và Office 2010

2. Backstage View: Tính năng này quen thuộc với người dùng Office 2007 hơn so với người dùng Office 2003.

Với bộ Office 2007, một vòng tròn chứa biểu tượng của Office sẽ nằm ở góc trên bên trái cửa sổ soạn thảo, khi người dùng click vào đó sẽ hiển thị ra các tất cả các chức năng cơ bản và nâng cao của Office 2007 như lưu file (Save), in ấn (print) hay chỉnh sửa các tùy chọn…

Trong Office 2010, nút bấm này được thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon, nằm ở trong cùng bên trái. Khi bạn click vào tab này, một màn hình mới được gọi là Backstage View sẽ được hiện lên. Trên màn hình này, danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ, màn hình bên phải sẽ là tùy chọn các chức năng tương ứng với tác vụ đó.

3. Paster Preview: Microsoft đã thu thập phản hồi của khách hàng về các phiên bản Office trước và phát hiện ra rằng số đông người dùng thường xuyên mất nhiều thời gian để dán một đoạn văn bản hoặc hình ảnh vào nội dung soạn thảo của mình.

Nguyên do của tình trạng này là vì người dùng không biết trước nội dung được dán vào văn bản sẽ trông như thế nào, và họ phải làm lại nhiều lần mới khiến cho chúng trông hợp lý và phù hợp với định dạng của nội dung soạn thảo. Và đó là lý do tính năng Paste Preview được ra đời.

Paste Preview cho phép bạn xem trước nội dung soạn thảo sẽ trông như thế nào nếu một nội dung khác được dán vào trong đó, giúp bạn tiết kiệm được thời gian. Ngoài ra tính năng này còn cho phép lưu giữ định dạng của nội dung cần dán, kết hợp các định dạng hoặc loại bỏ định dạng của nội dung trước khi dán.

4. Excel Sparklines: Excel luôn có nhiều loại biểu đồ và đồ thị dùng để miêu tả trực quan dữ liệu và phương hướng.

Trong Excel 2010, Microsoft đã bổ sung thêm tính năng mới gọi là Sparkline, cho phép bạn đặt một biểu đồ nhỏ hay đồ thị ngay trên một ô tính (cell).

Sparkline là cách hữu ích để thêm một yếu tố trực quan nhanh và gọn.

Với tính năng này, bạn có thể xem email, cập nhật trạng thái, chia sẻ file và hình ảnh cũng như nhiều chức năng khác. Bạn cũng có thể xây dựng và phát triển mạng xã hội của riêng mình.

Rất tiếc, trong phiên bản beta này, không có tính năng xã hội ảo được tích hợp. Tuy nhiên, Microsoft đã hứa rằng sẽ cho ra mắt tính năng này vào tháng tới. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của Facebook, Microsoft sẽ lần đầu tiên kết hợp cùng với Facebook để cho ra mắt tính năng xã hội ảo mới mẻ hơn trong Office 2010. Chúng ta hãy cùng chờ xem.

Trên đây là 5 tính năng được đánh giá là đáng trông đợi nhất của Office 2010. Bạn cũng có thể xem thêm “5 tính năng hấp dẫn của Microsoft Office 2010” đã được Dân Trí giới thiệu trước đây.

2009 dường như là năm “thăng hoa” của Microsoft, cùng với sự ra mắt của Bing, IE 8, mới đây nhất là Windows 7 và bây giờ là Office 2010. Chúng ta hãy cùng xem liệu Microsoft có thành công với những “đứa con cưng” rất được trông đợi của mình hay không.

Theo Phạm Thế Quang Huy